成長思維

如何用一張紙管理你的一天

手帳本其實是一種禁錮

如果你跟我一樣,不是賞心悅目手帳派,
比較追求使用效能,歡迎繼續看下去~

為何我不再使用手帳本?

我從大學時期開始使用所謂的「手帳」,
但當時完全沒有「規劃」的概念,
手帳本只有單純的「行程提醒」作用。
出社會以後,開始迷戀文具,
嘗試過各種形式的記事本,
從活頁萬用手冊,像是少女風格的Kikki.K、
日系精品Raymay Davinci都入手過,
一日一頁的Hobo手帳、Traveler’s Notebook等都曾愛用過,
也長期在使用數位筆記軟體Evernote。
我花了很多時間,不斷在這些工具之間切換,
研究大量「手帳筆記術」相關的書籍文章,
試圖找出一個最完美的規劃方式,
但最終都沒有持續下去。

役物,不役於物。

某天我猛然醒悟,
問題癥結點在於我「讓手帳本役於我本人」。

我意識到,我過度在乎書寫格式、排版等表面功夫,
且缺乏長、中、短程整個系統性的規劃,
讓手帳本漸漸變成「事後謄寫」的流水紀錄,
並沒有「規劃」的實質意義。
我重新釐清了自己寫手帳/做規劃的目的,
應該是「推動生活往設定的目標前進」,
而不是為了供養一本漂漂亮亮的日記本。

用一張紙的好處

1 為大腦製造空白

過去我一直有個迷思,
不管是紙本手帳還是數位軟體,
都認為「在紀錄當下就要立刻做好歸納」
才是有效率的使用方式,而這個心態,
讓我一直陷入「整理」的無限迴圈:

使用Evernote時,
老是想調整記事本分類、記事的歸類方式,
把記下來的內容反覆折起來又攤開來,
好多個日子裡,
我的to do都列了「整理evernote」這一項,
而這件事本身,其實一點意義都沒有;

使用子彈筆記法時,
「轉移」的概念對我而言太複雜,
很容易花太多不必要的時間,
一直在規劃與修改規劃,
導致真正完成的事情好像很少,
自覺生產力低落的焦慮感,
讓我又陷入「是不是規劃方法不對」的檢討輪迴。

決定使用最簡單的「一張紙」之後,
不受限於手帳本的格式,
自己慢慢嘗試、摸索,不斷優化,
讓我徹底破除對「要找到最完美的手帳利用方式」這個莫名的執著,
讓”planning“這件事,
回歸到「功能性」的思考——

確立了這個原則以後,
我終於不再感到綁手綁腳,
找到了最適合自己的規劃方式。
現在,我只用一本輕薄的月記事(做整體概覽用),
一週的規劃與每日的規劃,
都利用最簡單的「一張紙」,
真正達到「清空大腦」的作用,
更能專注推進那些真正重要的事。

2 離線作業,遠離干擾

需要記錄或查看時,
不必滑開手機,沒有任何雜訊,
不會一不小心就迷失在社群軟體的動態海;
手寫字所帶來的腦部連結刺激,
也可以幫助維持專注;
冒出來的靈感、念頭和想法,
也可以放膽塗寫,
任何當下覺得值得深思的事情,
都先倒在這張紙上,
讓這些素材,成為週回顧時確認狀態的重要資訊:
讓子彈飛,讓時間幫助沈澱,
在空出來思考的時段,再來專心歸納整理。

你的今天,就在這張紙上一覽無遺。

一定要記住:一切都是為了把當下過好。

提高產值&滿意度的一張紙一日管理法

接下來就用兩張圖來介紹我的一日規劃格式。
你可以參考這個格式,
自己設計一張圖雙面列印出來,
或是跟我一樣,直接天天用手寫~

拿一張A4空白紙
(或接近尺寸,總之不建議太小張)
對折再對折,接著再上下對折,
即可獲得我們需要的正面4等分直欄,
以及背面四宮格。
我個人愛用無印良品的notepad,
是很輕薄的再生紙質,
我很喜歡這種紙質寫起來的觸感,
覺得字跡看起來好像特別美,哈哈。

正面:利用PDCA流程做規劃,並在一天當中,時時檢視自己的狀態。

很多時間管理方法,
都建議我們要「記錄時間」,
這麼做能讓我們更了解,
自己在時間安排上的「預估能力」,
以及做每件事的「執行能力」。

我試過後覺得確實很有幫助,
所以我會在Plan這一欄寫to do list時,
一併寫上預估時間,
就可以對「今天一整天要怎麼過」大概有個底。

接著在Do這一欄,
紀錄我實際花了多少時間,
並概略寫下執行狀況,
這一步可以讓我「對時間保持意識」,
聚焦在眼前相對較短的時間方塊,
不會放任專注力一點一滴流失。

然後再到Check欄位,
寫下我對成果的反思:為何超前或延遲完成?

最後在Action欄位,
寫下「反思後決定的改進做法」,
或是「可以持續執行的成功小撇步」,
讓今天的自己coach明天的自己,
每天都追求比昨天進步一點點。

【Plan 規劃】

我用黑筆來做計畫,
把今天的to do依下列分類一一列出。
這邊要注意:
每個類別最多只能選3件事,
如果超過這個數量,
通常就落入不切實際的「規劃陷阱」了。
醒醒吧~你沒有那麼多時間。

  • Task 1.2.3 (本日需完成的事項,我自己通常是列出工作上的專案任務)
  • 緊急 1.2.3 (忽然插入的工作急件、必須立刻處理的各種生活臨時事件)
  • 空檔 1.2.3 (不太重要但有時效性的瑣事,可以不佔用大時間區塊、偷到空檔就順手完成,比如領包裹之類的)
  • 特別忙的一天,也可以把to do再細分,更精準地分配給上午、下午時段,用 AM 1.2.3 / PM 1.2.3 標示

【Do 執行】

我會用藍筆寫實際狀況,
和黑筆字的規劃做區隔,
在Check的時候可以更一目瞭然。

這一欄的目的是「瞭解計畫v.s現實之間的落差」,
好讓自己未來能做出更精準的安排。
畢竟書寫空間和你的時間都有限,
所以這裡我們要練習用最精簡的文字,
準確陳述「有助於客觀判斷自我狀態」的「事實」,
而非「主觀意識」。
通常計畫跟現實總是有出入~
不要急著自我批判,
盡量找出造成落差的癥結點,
並落出文字,
我覺得也有安定心情的作用。

例如:

Task 1 完成客戶A的社群文案一篇(預估1小時)

>> 實際花費1.5小時。找資料時,被別的影片吸引,花了15分鐘看不相干的主題。

【Check 檢核】

完成一個待辦事項,
準備切換到下一個時,
花3分鐘快速分析一下:
剛剛哪部分做的好?哪部分做的不好?原因是?
一樣不必寫得太過詳細,
也可以只記下關鍵字,
只要讓自己看得懂就好。

例如:

>> 寫不熟悉的領域時,找資料感覺特別煩躁,想逃避。

【Action 行動】

根據Check欄位寫下的陳述,
想出具體改善的做法或Next Step,
並用紅筆寫下來。
我們不必馬上想到一個完美可行的解決方案,
只要寫下當下所想到的
「下次可以這樣試試看」的做法即可。
漸漸的我們就可以從每次行動的結果中,
觀察出自己的行為模式,
進而能做出越來越精準的調整。

例如:

>> 設定定時器,限制自己在15分鐘內,找出可用的網路參考資料。

背面:利用四宮格紀錄,提升今日滿意度!

接著我們翻到背面,
用這個四宮格來處理「規劃以外」的「當日紀錄」部分。

【正向預言】

左上角第一格,
是很重要的每日動力來源!
在前一天晚上或當天早上寫都可以,
總之就是在一天正式開始之前,
根據當日任務或行程,
來個自我喊話。
寫法可以參考此句型:
「我將會_______,
因為我想要感覺_______。」
例如:「我將會用跑步30分鐘開啟今天,
因為我想要感覺精神好同時鍛鍊體態。」
自己給自己的力量最強大,
那到底要怎麼給?
誠心建議你試試看這一招。

【正念日記】

也有些人稱之為「感恩日記」,
我自己是覺得,
不一定只能寫「感恩」的事物,
也可以是「今天的太陽很舒服」這類的感受敘述,
所以我廣義一點稱之「正念日記」。
就像《6分鐘日記的魔法》書中所提到的:
每天專注於珍惜,
專注於你生活中已經擁有的東西,
長期下來會讓你感覺更開心也更滿足。

作者解釋:
從演化的角度來看,
我們的大腦就是更容易集中在負面的事物上,
而愉快的情緒狀態,比如滿足,
在原始的生存競爭中,
曾經具有潛在的毀滅性。

因應人類這種天性,
用正向預言+正念日記紀錄一天,
能引導大腦將注意力放在美好的經驗上,
或是「如何修正行為以偏往美好的結果」上,
書寫當下就十分具有療癒效果。

【想法雜記】

右上這一塊滿自由的,
總之就是把腦海裡忽然閃現、
又想留待慢慢思索的念頭,
全部都memo在這裡,
任何靈感、心情、頓悟、
忽然想買的商品清單、
引起購物慾的原因…等都可以,
收集在紙上,
然後就可以安心地立刻忘掉它們。

【身心狀態】

右下的格子,
我們用來簡單紀錄當天的身體狀況和情緒狀態。
我會記錄睡眠時間,
確認是不是有足夠的休息,
注意到身心狀態有什麼波動時,
也會寫下飲食紀錄&推測原因,
在查資料或看醫生時,
就有這些依據,
能讓我們進一步驗證,
慢慢的就能更了解並掌握自己的身心。

怎麼收納紙張

把這張紙折一折,
塞進包包或口袋就能出門,
一整天可以只帶著這張紙,
和一支三色筆就好,
超輕便。
我自己現在是用一塊A4板夾,
夾著一張週計畫&當日計畫,
還有幾張正在用的筆記紙。
擺脫以前使用手帳本時,
那種「小心翼翼照顧物品」的心態,
使用起來真的非常輕鬆,
紙張不小心折到,
或滴到咖啡什麼的,
都完全沒關係^_^
(也變得太不在乎)

很隨性地邊等公車邊做計畫

有句話說:「你怎麼過一天,就怎麼過一生。」

在感到迷惘時、失去動力時,
希望這張紙能成為幫助你重新錨定心思的框架。
踏實地活在此刻,
專注眼前,
不過度焦慮未來;
一日結束時,
也有很明確的一張文字紀錄,
讓你可以快速review今天的安排,
為「過一個更好的明天」做好準備。

以上分享~
有任何疑問或想法,
都可以留言告訴我,
也歡迎你跟我分享你的實行心得:)

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。